Garr Reynolds: Esityksen suunnittelu: zen ja pelkistämisen taito

Maailma muuttuu yhä nopeammin ja useimmiten parempaan suuntaan. Mutta on yksi asia, joka näyttää junnaavan paikoillaan vuodesta toiseen. Puuduttavan tylsät powerpoint-esitykset tulivat riesaksemme parikymmentä vuotta sitten ja valitettavasti jäädäkseen.

Garr Reynolds yrittää saada tähän asiaan muutoksen kirjansa Esityksen suunnittelu: zen ja pelkistämisen taito (2009 Docendo, suom. Eero Sarkkinen) avulla. Hän pyrkii parantamaan kaikkia maailman tylsiä powerpoint-esityksiä japanilaisen zenin hengessä: kaikki turha karsitaan ja jäljelle jätetään vain olennainen.

Reynolds toteaa, että powerpoint-esitykset ovat lähestulkoon aina samanlaisia. Surkeita. Kalvot on kirjoitettu täyteen tekstiä. Ne ovat epäselviä ja sotkuisia. Huonoimmissa tekeleissä koko esitys on kirjoitettu kalvoille. Tällainen ääneenluku sopii vain yleisölle, joka koostuu lukutaidottomista. Muuten koko esitys on pelkkää kuulijoiden ajan haaskausta.

Esityksessä pääpainon tulisi olla itse esityksessä - esiintyjässä ja hänen viestissään. Diojen tehtävänä on pysyä taustalla tukemassa viestiä mielenkiintoisesti ja yllättävästi. Kalvosta toiseen etenevät luetelmat eivät herätä kiinnostusta. Sen sijaan kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Helppoa - ja niin vaikeaa!

Toinen powerpoint-esitysten perisynti on se, että lyhyessä ajassa yritetään sanoa asiasta kaikki mahdollinen. Ehkä esiintyjä kuvittelee näin näyttävänsä erityisen asiantuntevalta. Valitettavasti kuulijat eivät ole samaa mieltä. Yksinkertaiset ja selkeät esitykset, antavat esiintyjästä asiantuntevamman kuvan kuin monimutkaisesti puhuva ja täysiä kalvoja näytölle näpsäyttelevä tyyppi.

Jotkut selittävät huonoja powerpoint-esityksiään sillä, ettei heidän aiheestaan ole mahdollista tehdä mukaansa tempaavaa esitystä. Pötyä! Kaikesta voi puhua selkeästi ja mielenkiintoisesti. Kaikkiin esityksiin voi liittää havainnollistavia kuvia. Kaikista aiheista on mahdollista kaivaa esiin ydinsanoma ja tuoda se esille siten, ettei yleisö nukahda. Uudesta tietoliikennejärjestelmästä, organisaatiomuutoksesta tai lonkkaleikkauksesta. Ihan. Mistä. Tahansa.

Meillä kaikilla on kokemusta unettavista powerpoint-esityksistä. Miksi sitten niin harva poikkeaa vallitsevasta käytännöstä ja tekee kiinnostavan ja mieleenpainuvan esitelmän? Jos johto esittelee asiansa puuduttavasti, voi alaisen olla vaikea tehdä toisin. On riskitöntä noudattaa samaa kaavaa kuin muutkin. Toisin tekeminen vaatii aina enemmän ja helpommalla pääsee, jos ei muuta mitään.

Koska powerpoint-esitykset ovat pääsääntöisesti kelvottomia, on helppoa olla muita parempi. Tehdä vaikutus ja jäädä mieleen. Sitä paitsi on rennompaa astua lavalle, kun tietää, että yleisö kuuntelee, eikä tee omiaan. 

Ei sinusta kenties kertaheitolla tule Steve Jobsin kaltaista hurmoksen herättävää puhujaa, mutta aloita jostain. Esimerkiksi siitä, että luet tämän kirjan.

Tartu tähän:

1. Jos haluat tulla paremmaksi esiintyjäksi.

2. Jos haluat tehdä vaikutuksen powerpointin avulla.

3. Jos haluat oppia viestimään paremmin.